1 stycznia 2021 stał się datą przełomową dla polskich zamówień publicznych. Na mocy nowej ustawy, wszyscy użytkownicy rynku startujący w przetargach bądź konkursach ofert, zmuszeni są do posługiwania się podpisem elektronicznym. Wiąże się to z założeniem całkowitej cyfryzacji dokumentacji przetargowej, która ma doprowadzić do uproszczenia procedur oraz rozszerzenia liczby podmiotów, które uczestniczą w postępowaniach. Temat e-podpisu wciąż dla wielu przedsiębiorstw jest rzeczą nową, dlatego warto przyjrzeć się, jakie rodzaju narzędzie będzie pomocne przy wysyłaniu oferty na przetargi.

Rodzaj podpisu elektronicznego a progi w zamówieniach publicznych

Elektronizacja zamówień publicznych to proces, który rozpoczął się 18 października 2018 roku. Wtedy to część zamówień, których wartość była równa lub przekraczała progi unijne, objęta została zasadami cyfryzacji. Aktualny próg unijny na dostawy w przypadku zamówień klasycznych wynosi:

• 139 000 euro, co stanowi równowartość kwoty 593.433 zł, dla zamawiających publicznych będących jednostkami sektora finansów publicznych, z pewnymi wyłączeniami, o których mowa w art. 4 pkt 1 n.p.z.p.

• 214.000 euro, co stanowi równowartość kwoty 913.630 zł, dla innych zamawiających publicznych.

Od początku 2021 roku elektroniczne muszą być również przetargi krajowe o wartości nieprzekraczającej progów unijnych, przy czym w zależności od ich rodzaju i kwoty, przewidziane są możliwości posługiwania się odmiennymi rodzajami e-podpisu. I tak w przypadku przetargów lub konkursów ofert o wartości niższej niż wymienione, wykonawcy mogą korzystać z profilu zaufanego, podpisu osobistego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wymóg ten obejmuje cały proces składania oferty. Nie jest więc tylko domeną pierwszego formularza z podaną wyceną, ale także ofert podlegających negocjacjom, ofert wariantowych, częściowych i ewentualnych dalszych wyjaśnień.

Podpis zaufany, podpis osobisty i podpis kwalifikowany – czym się różnią?

Poszukując zlecenia dla firm na portalach przetargowych warto być już wyposażonym w odpowiedni rodzaj podpisu. Podpis osobisty stanowi zaawansowany podpis elektroniczny, który można uzyskać przy składaniu wniosku o e-dowód osobisty. Aby skorzystać z możliwości jakie daje ten rodzaj podpisu, należy zainwestować w czytnik NFC do e-dowodu, a także zainstalować na swoim urządzeniu przenośnym odpowiednie oprogramowanie do odczytywania i obsługi dokumentu oraz podpisywania i weryfikowania podpisu. Użytkowanie podpisu osobistego jest darmowe, a jedynym kosztem całej operacji jest wartość czytnika.

Podpis zaufany jest podpisem potwierdzającym tożsamość, przypisanym do konkretnego numeru PESEL. Możemy posługiwać się nim w kontaktach on-line z urzędami za pomocą platformy ePUAP. To produkt niekomercyjny, darmowy, ważny przez 3 lata (po tym czasie można go przedłużyć). Za jego pośrednictwem można załatwić między innymi takie sprawy jak:

• Rejestracja firmy.

• Zmiany danych firmy.

• Umówić się na wizytę w ZUS.

• Zgłosić i wyrejestrować ubezpieczonych

• podpisać i złożyć deklaracje: PIT-WZ, PIT-OP, PIT-37, PIT-38.

• złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach i opłacaniu składek.

Podpis kwalifikowany to typowe narzędzie komercyjne, które można nabyć u certyfikowanych dostawców. Pełną listę firm świadczących tego typu usługi można znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Cena posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest różna, w zależności od długości ważności certyfikatu oraz rodzaju urządzenia do składania podpisu. Przy pomocy tego narzędzia załatwimy nie tylko sprawy urzędowe, ale także podpiszemy umowy handlowe, faktury, pisma procesowe w sądowym postępowaniu upominawczym czy wszystkie dokumentacje ofertowe. Podpis kwalifikowany jest jedynym, który umożliwia skuteczne poszukiwanie zlecenia dla firm, także gdy przetargi przekraczają progi unijne.

Jak poszukiwać przetargi?

Niezależnie od formy wymaganych podpisów pod zamówieniem publicznym, pierwszym krokiem w zdobyciu klienta jest poszukiwanie zlecenia dla firmy. Samodzielne przeglądanie wszystkich działających platform przetargowych jest zadaniem czasochłonnym. Każdy zamawiający ma możliwość umieścić swoje zamówienie na dowolnym serwisie komercyjnym. Najpopularniejsze, takie jak bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/ czy miniportal.uzp.gov.pl/ nie zawierają wszystkich dostępnych zamówień. Aby nie przegapić szansy na zdobycie dodatkowej umowy, warto zainwestować w dostęp do bazy przetargowej. Zbierają one listę zamówień z wielu stron i stanowią kompletny wykaz dostępnych szans na zlecenie dla firmy. Decydując się na wybór konkretnego rozwiązania, warto wziąć pod uwagę szereg czynników:

• możliwość skorzystania z okresu próbnego,

• dostęp do wykazu inwestycji planowanych,

• dostęp do wyników przetargów,

• listę podwykonawców, którzy mogą wspomóc nas przy aplikowaniu na konkretną ofertę,

• zestawienie zleceń.

Przykładem serwisu, który zawiera wszystkie wymienione użyteczności jest http://www.oferent.com.pl. Platforma działa nieprzerwanie od 2006 roku. W tym czasie była nieocenionym wsparciem dla tysięcy przedsiębiorstw, które zdobyły zlecenia na setki milionów złotych.