Od terminu wesela do pierwszych zapytań

Przy kontakcie z salą, fotografem, zespołem czy firmą dekoratorską najlepiej od razu podać datę uroczystości, przybliżoną liczbę gości i miejsce ceremonii. Dzięki temu można szybko ustalić dostępność oraz otrzymać wycenę odnoszącą się do konkretnego wydarzenia. Jeśli wesele ma odbyć się poza Białymstokiem, trzeba podać również miejscowość – dojazd bywa doliczany do ceny. Opinie klientów pomagają sprawdzić, czy usługodawca dotrzymuje ustaleń, lecz przed rezerwacją dobrze obejrzeć zdjęcia z całych uroczystości, przykładowy reportaż lub menu, zależnie od rodzaju usługi. Kilka efektownych kadrów albo zdjęcie udekorowanej sali nie pokażą, jak wygląda praca przez cały dzień.

W przypadku sali należy zapytać o minimalną liczbę gości, godziny udostępnienia obiektu i koszt przedłużenia przyjęcia. Cena „za osobę” nie zawsze obejmuje te same elementy: napoje, tort, obsługę kelnerską, dekoracje czy poprawiny mogą być rozliczane osobno. Przy oglądaniu miejsca dobrze sprawdzić układ stołów i parkietu, liczbę miejsc parkingowych oraz dostępność noclegów. Znaczenie ma też to, czy ceremonia odbędzie się w Białymstoku, czy dojazd z kościoła lub urzędu do sali zajmie gościom więcej czasu. Przy weselu organizowanym latem przydaje się informacja o klimatyzacji, a przy planowanej ceremonii plenerowej – o rozwiązaniu na wypadek deszczu.

Co porównać w ofertach usługodawców?

U fotografa i filmowca trzeba ustalić liczbę godzin pracy, termin oddania materiałów oraz to, co dokładnie zostanie przekazane: pliki, odbitki, album czy film o określonej długości. Dobrze zapytać, kto pojawi się na uroczystości, zwłaszcza gdy rozmowy prowadzone są z firmą zatrudniającą kilka osób. Zespół lub DJ powinien przedstawić godziny występu, długość przerw, wymagania dotyczące miejsca i zasilania oraz sposób prowadzenia zabaw. Repertuar można omówić wcześniej, podobnie jak utwory, których para młoda nie chce usłyszeć. Przy dekoracjach trzeba ustalić, kto je montuje, kiedy może wejść do sali i kto odpowiada za demontaż po przyjęciu.

  • Poproś o pełną cenę wraz z dojazdem, dodatkowymi godzinami i usługami zamawianymi osobno.
  • Sprawdź, czy termin jest rezerwowany po wpłacie zadatku i kiedy przypadają kolejne płatności.
  • Ustal, co dzieje się w razie choroby wykonawcy, zmiany terminu lub odwołania wesela.
  • Potwierdź, kto kontaktuje się z salą i pozostałymi usługodawcami w dniu uroczystości.

Umowa i przebieg dnia wesela

Ustalenia telefoniczne dobrze przenieść do umowy lub jej załącznika. Powinny się tam znaleźć data, miejsce, zakres usługi, godziny pracy, cena, terminy płatności i zasady zmiany lub odwołania rezerwacji. W przypadku sali przydatny jest termin podania ostatecznej liczby gości oraz sposób rozliczenia osób, które nie przyjadą. Przed weselem można przygotować prosty plan dnia z godziną ceremonii, przyjazdu na salę, podania posiłków i zakończenia pracy usługodawców. Fotograf będzie wtedy wiedział, kiedy zaplanowano ważne momenty, a muzycy – kiedy przewidziano przerwy na dania. Jeśli przygotowania, ceremonia i przyjęcie odbywają się w różnych miejscach, w planie należy zostawić czas na przejazdy, również w godzinach większego ruchu w mieście.