Zgłoszenie zagrożenia a kontakt z jednostką straży pożarnej
Pożar, silne zadymienie, wyczuwalny zapach spalenizny czy wypadek, w którym ktoś potrzebuje pomocy, należy zgłaszać pod numerem 112 lub 998. Numer telefonu podany przy jednostce straży pożarnej nie zastępuje połączenia alarmowego. Dyspozytor zbiera informacje o miejscu zdarzenia, osobach zagrożonych i rodzaju niebezpieczeństwa, a następnie kieruje odpowiednie służby. Podczas rozmowy należy podać możliwie dokładny adres w Białymstoku, numer budynku i lokalu, a także wskazać wejście na posesję, jeśli nie jest oczywiste. Nie należy kończyć połączenia, dopóki dyspozytor nie potwierdzi przyjęcia zgłoszenia.
Do czasu przyjazdu strażaków należy stosować się do poleceń przekazanych przez dyspozytora. Przy pożarze w budynku nie wolno korzystać z windy ani wracać po rzeczy osobiste. Jeżeli droga ewakuacji jest odcięta przez dym, należy pozostać w pomieszczeniu, zamknąć drzwi i przekazać służbom swoje położenie. W sprawach, które nie wymagają natychmiastowej interwencji, można korzystać z danych kontaktowych jednostki. Dotyczy to na przykład pytań o właściwy tryb złożenia pisma lub ustalenia, do której komórki organizacyjnej skierować sprawę.
Sprawy dotyczące ochrony przeciwpożarowej
Z komendą straży pożarnej kontaktują się między innymi właściciele i zarządcy budynków, organizatorzy przedsięwzięć oraz osoby przygotowujące dokumentację związaną z bezpieczeństwem pożarowym. Przed kontaktem należy ustalić, czego dokładnie dotyczy sprawa: obiektu, planowanej inwestycji, zgłoszonej nieprawidłowości czy prowadzonych czynności kontrolnych. Przydatne będą adres obiektu, dane osoby uprawnionej do reprezentowania właściciela lub zarządcy, krótki opis sytuacji oraz dokumenty, do których odnosi się pytanie. Zakres wymaganych załączników zależy od rodzaju postępowania, dlatego nie należy zakładać, że sam telefon wystarczy do jego rozpoczęcia.
Przygotowanie pisma i wizyty
Przed osobistą wizytą należy sprawdzić aktualne godziny obsługi oraz sposób przyjmowania korespondencji. Pismo powinno zawierać dane nadawcy, adres do odpowiedzi, jednoznaczny opis sprawy i podpis. Jeżeli dotyczy konkretnego budynku, trzeba wskazać jego adres; jeśli jest odpowiedzią na wcześniejsze pismo, przyda się również jego znak sprawy. Dokumentację techniczną, pełnomocnictwo lub inne załączniki przygotowuje się stosownie do prowadzonej sprawy. W przypadku zgłoszenia nieprawidłowości opis powinien wskazywać, na czym polega problem i gdzie go stwierdzono. Sprawy urzędowe nie są obsługiwane w trybie alarmowym: gdy sytuacja stwarza bezpośrednie zagrożenie dla ludzi lub mienia, należy zadzwonić pod 112 albo 998, zamiast czekać na odpowiedź na pismo.